Excel Tabelle formatieren und Diagramm erstellen

Excel Tabelle erstellen

Du möchtest wissen, wie Du schnell und vor allem sauber eine Excel-Tabelle formatierst und dazu ein passendes Diagramm erstellst? Dann wird Dir dieser Beitrag sicher weiterhelfen.

Du bist eher ein visueller Typ? Dann schau Dir unser dazu passendes Video an. Sofern Du direkt bei der Musteraufgabe mitmachen möchtest, empfehlen wir Dir ebenfalls das Anschauen des Videos – gerade auch, weil wir anhand dieser Beispielaufgabe die Theorie erklären.

Eine Excel Tabelle formatieren! Warum das Ganze?

Täglich sind wir einer Flut von Informationen ausgesetzt. Um diese oftmals zahlreichen Daten zu filtern und optimal aufzubereiten, sind Programme zum Erstellen von übersichtlichen Tabellen und Diagrammen unverzichtbar. Eins der wohl bekanntesten Tools ist Excel. Mit Excel lassen sich Daten rasch erfassen und übersichtlich darstellen. Diagramme, die aus den Daten einer Excel Tabelle erstellt werden können, sind zudem für das Auge eine enorme Hilfe, wenn es um eine schnelle, bildhafte Erfassung der Inhalte geht. Einen Überblick über eine Datenflut erhalten? Mit Programmen wie Excel ist dies spielend möglich.  

Es ist daher kein Wunder, dass Excel Kenntnisse heutzutage schon zum Basiswissen im (Büro-)Alltag gehören. Ob für Abschlussarbeiten in der Ausbildung oder im Studium, für das korrekte Darstellen eines tabellarischen Lebenslauf oder für die Aufbereitung unternehmerischer Kennzahlen, Excel Wissen wird für Dich sowohl in Deinem privaten als auch beruflichen Leben sehr von Vorteil sein.

Beispielaufgabe “Excel Tabellen formatieren”

Getreu des Mottos “Learning by doing” bearbeiten wir, wie im Video ersichtlich, gemeinsam eine Musteraufgabe der Industrie- und Handelskammer. Bei dieser Aufgabe soll zunächst eine bestehende Excel Tabelle nach Arbeitsanweisung formatiert und dazu passend ein Diagramm gestaltet werden.

Eingangs sei gesagt, dass wir mit einer Microsoft Office 365 Software-Version arbeiten. Du kannst selbstverständlich auch eine andere Version verwenden. Beachte in diesem Fall jedoch, dass einige Ansichten von denen im Video abweichen können.

Wichtige Funktionen für eine Excel Tabellen Erstellung

Wie Du es bereits aus einer Dokumentenerstellung mithilfe des Tools Microsoft Word kennst, findest Du auch in Microsoft Excel 365 gewisse Funktionen, die Dich bei der Tabellenerstellung unterstützen.

Unter dem Reiter “Datei” findest Du beispielsweise folgende grundlegende Funktionen:

  • Konto (hier findest Du Informationen zu Deinem Cloud Konto oder zu Deiner Excel Version)
  • Neu (für die Erstellung neuer Tabellen)
  • Öffnen (zum Öffnen und Bearbeiten bestehender Tabellen, Informationen über den Dateipfad, das Erstellungsdatum sowie letzte Änderungen)
  • Speichern (zum Speichern, sofern Du kein automatisches Speichern aktiviert hast oder zum Abspeichern in ein anderes Dateiformat)
  • Drucken (zum Ausdrucken der Tabelle oder des Diagramms)
  • Schließen (um Änderungen zu speichern und das Tool zu verlassen)

Musteraufgabe Tabellenformatierung lösen

1: Schauen wir uns nun die Musteraufgabe im Video an. Im oberen Bereich sehen wir einige Anweisungen für die Tabellenformatierung. So heißt es: “Öffnen Sie die Datei „Artikel“ und speichern Sie diese unter „B“ und Ihrer fünfstelligen Prüflingsnummer (z. B. B50000). Bearbeiten Sie das Tabellenblatt „Meldebestand“.”

Das sollte eine eher einfache Übung zum Start sein, da Dir die “Datei”-Funktion bereits aus anderen Programmen, wie Word, bekannt sein sollte.

2: Wir kommen nun zur Filterung und Sortierung der Tabelle. In der Aufgabenstellung heißt es: “Stellen Sie ausschließlich die Bestände der Warengruppe „Papier“ mit aufsteigender Artikelnummer dar.”

Für die Warengruppe “Papier” setzen wir unter Start -> Sortieren und Filtern einen Filter auf das Element “Papier”.

Im Anschluss sortieren wir die markierten Felder aufsteigend nach der Artikelnummer. Sollte die benötigte Spalte für die Sortierung nicht ganz am Anfang stehen, können wir die benötigte Spalte für die Sortierung ganz einfach über “Benutzerdefiniertes Sortieren” festlegen.

3: Nun kommen wir zum nächsten Arbeitsschritt “Formatierung der Tabelle”. Nun heißt es: “Gestalten Sie die Tabelle gemäß Muster B.”

Dazu rufen wir uns die Mustertabelle auf. Zunächst gilt es eine treffende Tabellenüberschrift festzulegen. Um eine passende Überschrift einzubinden, fügen wir zuerst zwei Zeilen ein und markieren den betreffenden Bereich. Anschließend verbinden und zentrieren wir die Zellen. In das entstandene Feld schreiben wir “Meldebestand Warengruppe Papier vom 08.06.2022”. 

Nun können wir dieses Feld laut der Vorgabe in fett sowie der Arial Schriftgröße 12 formatieren. Ebenfalls setzen wir entsprechend der Vorlage alle Rahmenlinien sowie die 1000er Trennzeichen und entfernen die Dezimalstellen nach dem Komma. 

4: Im nächsten Arbeitsabschnitt geht es um das Arbeiten mit Tabellen-Funktionen. Hier heißt es: “Prüfen Sie mit einer Funktion, ob der Meldebestand erreicht worden ist. Bei Erreichen des Meldebestandes zeigen Sie die zu bestellende Menge in einer neuen Spalte an, ansonsten bleibt die Zelle leer.”

Wir fügen demnach eine neue Spalte für die Bestellmenge ein. In der Arbeitsanweisung heißt es: “Wenn der Meldebestand erreicht worden ist, müssen Sie bestellen. Die Bestellmenge ergibt sich aus der Differenz zwischen dem Höchstbestand und dem aktuellen Bestand.”

In der Arbeitsanweisung wird bereits das Wort “Wenn” verwendet. Dieses Wort benötigen wir für unsere Formel zur Ermittlung der Bestellmenge. 

  1. Zunächst schreiben wir das Zeichen “=” für einen mathematischen Ausdruck, denn damit wird stets eine Excel Funktion eingeleitet. 
  2. Im Anschluss folgt das Wort “wenn” sowie das Zeichen “Klammerauf” ( ( ). 
  3. Excel erwartet danach eine Bedingung. Unsere Bedingung lautet in diesem Fall: “Wenn aktueller Bestand kleiner gleich Meldebestand.” Die Bedingung wird mit einem Strichpunkt ( ; ) beendet.
  4. Jetzt geben wir den Wert bei wahrer Bedingung ein. In unserem Fall ist dies der Höchstbestand vermindert um den aktuellen Bestand. Am Ende folgt erneut ein Strichpunkt ( ; ). 
  5. Nun geben wir den Wert bei unwahrer Bedingung ein. Laut Aufgabenstellung soll bei Unwahrheit eine leere Zelle stehen. Hinweis: Sofern wir in dieser Zelle nichts eingeben, würde Excel automatisch einen Strich in die Zelle schreiben. Da wir dies jedoch nicht wollen, setzen wir stattdessen zwei Anführungszeichen ( ”” ) als Wert ein. Die zwei Anführungszeichen stehen bei Excel bzw. allgemein in der Informatik für eine leere Zeichenkette. 
  6. Wir ziehen die Formel per “Drap & Drop” runter auf die anderen Zeilen (siehe Video) und sehen auf einen Blick, dass wir beim “Farbigen Kopierpapier” nachbestellen müssen – und war 2.000 Pakete.

5: Der Hauptteil ist nun geschafft. Kommen wir jetzt zum Säulendiagramm. In der Aufgabenbeschreibung heißt es: “Fügen Sie unterhalb Ihrer Tabelle ein Säulendiagramm ein, das den Meldebestand und den aktuellen Bestand für die Kopierpapiersorten

verdeutlicht. Gestalten Sie das Diagramm gemäß Muster B.”

Dazu schauen wir uns die Vorlage in Muster B genau an. Was wir sehen, ist ein sogenanntes 2-D Säulendiagramm. Auf der y-Achse sehen wir den Absatz als Menge in Kilogramm, auf der x-Achse die verschiedenen Papiersorten.

In unserem Fall sind uns diese Dinge gegeben: 

  • die verschiedenen Papiersorten, die wir markieren müssen
  • der Meldebestand sowie der aktuellen Bestand, welcher als Menge dargestellt wird

Die Arbeitsschritte:

  1. Mit der gedrückten Steuerungstaste (Strg bzw. Ctrl) sowie der Maus können wir in Excel beliebige Bereiche, die für die Erstellung eines Diagramms wichtig sind, markieren.
  2. Über Einfügen -> Diagramme fügen wir ein gruppiertes 2-D Säulendiagramm ein. Genau wie in der Vorlage angegeben, übernehmen wir den Tabellentitel in unserem Diagramm. 
  3. Die aufgekommene Legende verschieben wir in unserem Fall auf die rechte Seite. Dazu wird die Zeichnungsfläche etwas kleiner gezogen. 
  4. Laut der Vorlage sehen wir auf der y-Achse einen Titel. Diesen fügen wir ebenfalls unserem Diagramm vertikal hinzu. Die Mengeneinheit heißt bei uns nicht “Kilogramm”, sondern “Paket à 500 Blatt A4”. Das können wir ganz einfach mit copy & paste (Strg + C sowie Strg + V) aus der Tabelle übernehmen.
  5. Wie in der Vorlage fügen wir noch die äußeren Teilstriche ein. 
  6. In der Vorlage fängt das Diagramm mit der Zahl “0” an. Das sollten wir somit ebenfalls anpassen. Wie? Mit einem Doppelklick auf die Achse wählen wir in den Achsenoptionen die “0” sowie die Zahl mit 1000er Trennzeichen aus und fügen die Formatierung hinzu. 
  7. Am Ende gleichen wir unser Diagramm über die Druckansicht mit der Vorlage ab und speichern sie (entweder über “Datei” oder die Tastenkombination Strg + S) 

Fazit “Excel Tabellen formatieren” und wichtige Downloads

Wir hoffen, dass wir Dir mit diesen ersten Schritten zum Thema “Excel Tabellen formatieren und Diagramme erstellen” behilflich sein konnten. Links zu den vorgestellten Dokumentenvorlagen der Industrie- und Handelskammer sowie die Aufgaben und Musterlösungen findest Du in der Videobeschreibung.

Unsere Empfehlungen für Dich

Du möchtest Dich gezielt auf Dein Auswahlverfahren vorbereiten? Dann schau Dir doch mal unsere Testtrainer an. Dort kannst du aus verschiedenen Übungspaketen wählen, um Dich optimal auf Deinen Einstellungstest vorzubereiten.

Kostenfreies PDF mit Beispielaufgaben per E-Mail erhalten

Gerne senden wir Dir unser kostenloses PDF mit zahlreichen Tests und Erfahrungsberichten per E-Mail zu. Über unseren Newsletter erhältst Du außerdem regelmäßig Infos zum Einstellungstest, Live-Webinaren, Produkt-Updates und Rabattaktionen von uns.

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert