Word Dokument erstellen – Erhalte praktische Tipps!

Ob für die Gestaltung der Bewerbungsunterlagen oder für das Verfassen einer Abschlussarbeit im Rahmen Deiner Ausbildung oder Deines Studiums, das korrekte Erstellen und/oder Bearbeiten von Word Dokumenten nach der DIN 5008 ist im beruflichen wie privaten Alltag kaum noch wegzudenken. Wir geben Dir praktische Tipps zum Thema “Word Dokument erstellen”. Los geht`s!

 

Grundlegendes zur Word Dokument Erstellung

Eingangs sei gesagt, dass wir bei unseren kommenden Ausführungen mit einer Microsoft Office 365 Software-Version arbeiten. Natürlich kannst Du auch eine andere Version verwenden, die Tipps gelten generell. Doch beachte: Bei der Verwendung einer anderen Version, können gegebenenfalls einige Ansichten abweichen. 

Falls Dir nicht der Sinn danach steht, alle Tipps zu lesen, empfehlen wir Dir unser dazu erstelltes Video: 

 

Word Dokument erstellen – Schritt für Schritt 

 

Nachfolgend gehen wir auf einzelne Schritte ein, die Dir bei der korrekten Erstellung oder Bearbeitung Deines Word Dokuments helfen werden. Arbeitest Du diese nach und nach durch, wird Dein Dokument geforderten Normen entsprechen.

Reiter “Datei”

 

Im Microsoft Word 365 findest Du unter dem Reiter “Datei” grundlegende Funktionen für die Arbeit mit Dateien. 

Beispielhaft Funktionen, wie 

  • Konto (hier siehst Du zum Beispiel Dein Cloud Konto für die Dokumentenverwaltung oder Deine genutzte Word Version)
  • Neu (für das Erstellen neuer Dokumente)
  • Öffnen (zum Öffnen und Bearbeiten bestehender Dokumente)
  • Speichern (zum Speichern, sofern Du kein automatisches Speichern aktiviert hast oder zum Abspeichern in ein anderes Dateiformat – Standardmäßig werden aktuell Word-Dateien im .docx Format gespeichert.)
  • Drucken (zum Ausdrucken Deines Dokuments)
  • Schließen (zum Speichern gemachter Änderungen und anschließendem Beenden des Dokuments)

 

Start der Dokumenterstellung

Sobald Du entweder ein neues Dokument erstellt oder ein bereits bestehendes geöffnet hast, befindest Du Dich im Reiter “Start”. Im oberen Menübereich findest Du viele Symbole, die Dir bei der Formatierung behilflich sein werden. Auf diese gehen wir nun genauer ein:

 

Schriftart und Schriftgröße

 

Bei dieser Funktion kannst Du eine beliebige Schriftart sowie Schriftgröße einstellen. Achte zu Beginn auf die Standardeinstellung. Für unser Beispieldokument im Video haben wir die oftmals verwendete Schriftart “Arial” sowie die Schriftgröße 11 gewählt.

 

Seitenränder

 

Dank dieser Funktion kannst Du die Seitenränder Deines Dokuments schmaler oder breiter gestalten. Auch hier gibt es eine Standardeinstellung. Unter Layout -> Seitenränder kannst Du benutzerdefinierte Ränder einstellen.

Tipp: Achte bei der Erstellung auf die nach der DIN Norm 5008 empfohlenen Seitenränder. Je nach Dokumentenart gibt es unterschiedliche Empfehlungen. Für unser internes Geschäftsformular (siehe Video) verwenden wir die folgenden Seitenränder:

  • Oben 1,09 cm
  • Unten 0,49 cm
  • Links 2,12 cm
  • Rechts 2,22 cm

 

Kopfzeile

Die Kopfzeile, die besonders bei Dokumenten mit unterschiedlichen Themen hilfreich ist, bereitet vielen am Anfang Kopfzerbrechen. Doch das muss nicht sein! 

Wenn Du keine spezielle Vorlage für Dein Dokument nutzt, empfehlen wir Dir, zunächst eine Kopfzeile einzurichten. In unserem Video-Beispiel erstellen wir eine Hausmitteilung für die Musterfirma Nüra GmbH. Dazu fügen wir über Einfügen -> Kopfzeile -> Kopfzeile bearbeiten  zunächst den Firmennamen “Nüra GmbH” in die Kopfzeile ein.

Den Firmennamen möchten wir sowohl rechtsbündig, als auch in der Schriftart Arial, der Schriftgröße 14 sowie in den Formatierungen fett und kursiv darstellen. Im Video siehst Du, wie das genau geht!

 

Tabellen erstellen

Auch das Thema “Tabellen erstellen” spielt eine große Rolle – und das nicht nur bei der tabellarischen Aufstellung des eigenen Lebenslaufs. Wie unser Video zeigt, müssen für unsere Hausmitteilung viele Daten übersichtlich dargestellt werden. Und wie geht das besser, als mit einer Tabelle?

Für das Verschaffen eines perfekten Überblicks, eignen sich Word Tabellen hervorragend. Doch beachte: Solltest Du eine komplexere Tabellen mit Rechenfunktionen benötigen, empfehlen wir eine Excel Tabelle, die Du nach erfolgter Erstellung Deinem Word Dokument hinzufügen kannst.

Für unsere Hausmitteilung reicht jedoch eine einfache Word Tabelle mit 7 Zeilen und 2 Spalten. Für die Überschrift verbinden wir die beiden Zellen in der ersten Zeile. Dazu markierst Du die Zellen, nutzt den Rechten-Mausklick und klickst auf “Zellen verbinden”. Dies macht eine Tabelle stets übersichtlicher, da sich so die Überschrift von den anderen Daten abhebt.

 

Zeilenabstand

 

Wie Du auch den Seitenabstand manuell einstellen kannst, so kannst Du dieses auch mit den Zeilen tun. Je nach Wunsch kannst Du den Abstand zwischen den einzelnen Zeilen vergrößern oder verkleinern. Im Video siehst Du, wie wir diese Anpassung bei unserer Beispiel-Hausmitteilung vornehmen. 

 

Textfeld einfügen

 

Auch das Hinzufügen eines Textfeldes spielt für eine gute, übersichtliche Darstellung eine große Rolle. Damit kannst Du beispielsweise bestimmte Texte hervorheben und an eine von Dir gewünschte Stelle innerhalb des Dokuments platzieren. Wie das geht? Schau Dir am besten das Video an. 

 

Kopieren & einfügen

 

Das “Kopieren und Einfügen” ist wohl das beliebteste Tool, wenn es um die Erstellung von Word Dokumenten geht. Wichtig dabei sind die Tastenkombinationen Strg + C für Kopieren und Strg  + V für Einfügen. Damit kannst Du jede beliebige Textpassage (auch aus anderen Dokumenten als diesem, den Du aktuell bearbeitest) kopieren und an anderer Stelle Deines Dokuments erneut hinzufügen. 

Dropdown Element einfügen

 

Ein Dropdown-Listenelement empfiehlt sich stets für die Auswahl von (einem) Element(en) aus einer Auswahlliste. Wie Du im Video siehst, fügst Du unter Entwicklertools -> Steuerelemente das Dropdown Element hinzu. Mit einem Doppelklick auf das Element und über die Steuerelemente -> Eigenschaften kannst Du die Listenelemente bearbeiten und/oder neu einfügen.

 

Datum eingeben

 

Eine Datumseingabe gehört definitiv zu den Funktionen, die Du kennen solltest. Falls Du von Word automatisch das aktuelle Datum eingesetzt haben möchtest, fügst Du über Einfügen -> Schnellbausteine -> Feld -> Datum -> das von Dir gewünschte Datumsformat ein und bestätigst es mit “Ok”.

Wenn jedoch der schlussendliche Formular- bzw. Dokumentennutzer ein Datum eingeben und sich dabei an ein vorgegebenes Format halten soll, fügst Du das entsprechende Eingabefeld zur manuellen Datumseingabe ebenfalls über Entwicklertools -> Steuerelemente -> Datumsauswahl-Element ein.

 

Fußzeile einfügen

 

Wie die Kopfzeile gehört auch das Setzen einer Fußzeile zur Word Dokument Erstellung. In dieser kannst Du beispielsweise wichtige Informationen, wie Bankverbindungen, oder die Seitenzahl ausweisen. Das Einrichten erfolgt dabei dem gleichen Prinzip wie bei der Kopfzeile. Am besten schaust Du Dir dazu das entsprechende Kapitel im Video an.


Seitenzahl einbinden

 

Gerade bei längeren Dokumenten empfiehlt es sich, Seitenzahlen anzugeben. Dies kann – wie bereits erwähnt – in der Fußzeile geschehen. Für das Einrichten der Seitenanzahl gehst Du auf Einfügen -> Fußzeile -> Fußzeile bearbeiten. In unserem Beispiel fügen wir die Seitenzahl im Format Seite x von y ein. 

Sonderzeichen einfügen

 

Falls Du Sonderzeichen, wie das Copyright Sonderzeichen, Währungs- oder Markensymbole, im Dokument benötigst, kannst Du diese über “Einfügen” und “Symbol” an jeder beliebigen Stelle einfügen – gerne auch in der Fußzeile. 


Fazit zum Thema “Word Dokument erstellen”

 

Einige Tipps zum Ende: 

  • Überprüfe nach der Erstellung Deines Dokuments über die Möglichkeit “Dokument drucken” ob leeren Druckseiten erscheinen. Wenn ja, beseitige diese.
  • Achte außerdem darauf, dass im gesamten Dokument keine unnötigen Tabulatoren gesetzt wurden.
  • Ganz wichtig ist es, Dein Dokument am Ende abzuspeichern (am besten tust Du das bereits während der Erstellung, so dass Du stets einen Zwischenstand gesichert hast).

 

Wir hoffen, wir konnten Dir mit diesen ersten Schritten zeigen, wie Deine Word Dokument Erstellung gelingen kann. Einige Links zu Dokumentenvorlagen von der Industrie- und Handelskammer sowie wichtige Hinweise zur DIN 5008 Richtlinie findest Du in der Videobeschreibung.

 

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