Das Pareto Prinzip geht auf den italienischen Ökonom Vilfredo Pareto zurück. Der Italiener stellte vor rund 100 Jahren fest, dass in seiner Heimat rund 20 Prozent der Bevölkerung in etwa 80 Prozent des Bodens besaßen. Daraus entwickelte sich nach und nach die Theorie, dass man in vielen Fällen mit einem relativ kleinen Teil der Arbeit, den Großteil des Ergebnisses erzielt. Passend dazu trägt das Pareto Prinzip häufig auch den Namen 80 20 Regel.
Effektiver produktiv sein
Die Grundidee der Regel ist es, dass man seine Zeit bei einer vor sich liegenden Aufgabe idealerweise so einteilt, dass man die höchste Effizienz erzielt. Dies bedeutet, dass man die Teilaufgaben priorisiert, um das bestmögliche Ergebnis zu erreichen. Häufig ist dies auch eine Frage des Zeitmanagement. Wer seine Arbeit unorganisiert und ohne Prioritäten erledigt, der hat in der Regel mehr zu tun und größere Schwierigkeiten, den vorgesehenen Termin einzuhalten. Vieles, was man tut, ist dem Pareto Prinzip zufolge, grob gesagt Zeitverschwendung. Wenn man mit 20 Prozent der Zeit 80 Prozent der Ergebnisse erzielt, dann tragen die verbleibenden 80 Prozent deutlich weniger zum Gesamtergebnis bei.
Allerdings sollte man die Zahl auch nicht zu wörtlich nehmen. Die Regel ist nur eine grobe Orientierung und bietet keine tatsächlichen Kennzahlen. Das Verhältnis kann auch 30 zu 70 oder 10 zu 90 sein, und auch umgekehrte Situationen sind möglich. Zudem sind 80 Prozent des Gesamtergebnisses in manchen Fällen einfach nicht ausreichend. Manchmal muss man einfach 100 Prozent erreichen, sodass auch 100 Prozent Aufwand notwendig sind. Die Pareto Regel ist daher auch keine Aufforderung zu schlampigem Arbeiten. Eine gewissenhafte Organisation und Aufgabenerledigung sind immer noch notwendig.
Im Beruf, in der Schule und im Alltag
Beispiele, wie die 80 20 Regel in den verschiedensten Bereichen zum Einsatz kommen kann, gibt es viele. Im Alltag wird gern einmal das berühmte Aufräum-Beispiel genutzt. Wenn sich plötzlich unverhofft Besuch ankündigt und die Wohnung in einem chaotischen Zustand ist, dann muss man schnell aktiv werden. Anhand weniger Aufgaben, wie dreckige Kleidung in einen Sack räumen, die offensichtlichen Flächen staubsaugen, das dreckige Geschirr in die Spülmaschine räumen und fix die Toilette und das Waschbecken säubern, kann man in überschaubarer Zeit die Wohnung in einen ansehnlichen Zustand bringen.
Auch im Berufs beziehungsweise der Geschäftswelt finden sich Beispiele für das Pareto Prinzip. Beispielsweise erwirtschaften viele Unternehmen mit einem vergleichsweise kleinen Teil ihrer Gesamtkundschaft den Großteil ihres Umsatzes. Entsprechend sollte man diesen Kunden auch den Großteil der Aufmerksamkeit zukommen lassen. Auch das Einarbeiten in eine neue Software oder andere Tätigkeiten im Beruf lassen sich mit der 80 20 Regel verbessern. In vielen Fällen ist es gar nicht notwendig, alle Funktionen einer Software zu kennen. Typischerweise nutzt man im Alltag ohnehin nur einen kleinen Teil, sodass es Sinn macht, sich auf diesen zu fokussieren. Die gleiche Denkweise kann auch dabei helfen, eine Fremdsprache zu erlernen. In vielen Sprachen kann man schon mit einem überschaubaren Wortschatz ein Gespräch führen. Es ist also gar nicht notwendig, die gesamte Sprache zu erlernen.
Ein weiteres gutes Beispiel ist das Lesen eines Buches. Wenn es darum geht, aus einem Buch bestimmte Informationen herauszulesen, dann macht es Sinn, sich vorher genau zu überlegen, was man sucht. Anschließend lassen sich oft sogar ganze Kapitel überspringen und damit viel Zeit sparen. Diese Art der Informationssuche gilt es allerdings zu trainieren.
Mit Übungen effizienter werden
Damit das Pareto Prinzip funktioniert, muss man sich auch richtig damit beschäftigen. Dabei geht es auch darum, die eigenen Stärken und Schwächen zu finden. Oft gehören die 20 Prozent der Arbeit, die am Ende 80 Prozent des Ertrages bringen, zu den Dingen, die man richtig gut kann. Um die Stärken, die mit dem Aufgabenerfolg in engem Zusammenhang zu stehen, zu identifizieren, kann eine einfache Übung weiterhelfen.
Mit einem Zettel und einem Stift versucht man, den gestrigen Tag zu analysieren. Dabei untersucht man, welche Aufgaben man erledigt hat, wie hoch der Zeitaufwand war und welche Erfolge erzielt wurden. Anhand der Auflistung kann man nun Aufwand und Ertrag gegenüberstellen und schauen, in welcher Form das Pareto Prinzip zutrifft. Anhand der Ergebnisse lassen sich wiederum Konsequenzen für die Zukunft ableiten. Oft ist es hilfreich, dies über mehrere Tage zu machen, damit sich ein langfristiges Bild ergibt. Das Ganze lässt sich zudem sowohl für den Alltag als auch für den Beruf aufstellen, sodass man in verschiedenen Bereichen Optimierungsbedarf erkennt.
Weitere Möglichkeiten
Hat man das Pareto Prinzip verinnerlicht, kann dies einem in vielen Fällen weiterhelfen. Dabei ist die Regel aber nur eine von mehreren Möglichkeit, mit denen sich das Zeitmanagement und die Organisation verbessern lassen. Sehr nützlich ist beispielsweise auch das Eisenhower-Prinzip. Dieses hilft dabei, Aufgaben nach Prioritäten einzuteilen. Anhand derer lässt sich besser bestimmen, wann und ob eine Arbeit erledigt werden muss. Auch der Getting Things Done Ansatz von David All geht in diese Richtung. Ebenfalls nützlich kann die Not-To-Do-Liste sein, die helfen kann, Dinge zu finden, von denen man sich in keinem Falle ablenken lassen sollte.
