Wichtige Organisationsformen, die du für die IHK Prüfung kennen solltest, sind die Aufbau- sowie Ablauforganisation. Was gibt es aber darüber hinaus zu wissen, um auf die Prüfung gut vorbereitet zu sein? Wir verraten es dir.
Organisationsformen: Ziele und Strukturen
Jedes Unternehmen, Behörde oder Institution, ist eine Organisation. Hinter jeder Organisation verbirgt sich eine Organisationsstruktur, welche durch das Organigramm (Organisationsgliederungsplan) dargestellt wird. Aus dem Organigramm geht hervor, welche Abteilungen und Sachgebiete es gibt und wie diese in Verbindung zueinanderstehen. Zudem werden die Hierarchien ersichtlich.
Organisationsgliederungsplan
Ein Organisationsgliederungsplan unterscheidet sich in zwei Gestaltungsbereichen: der Aufbau- sowie der Ablauforganisation.
Eine Aufbauorganisation legt die Rahmenbedingungen fest, d. h. welche Aufgabe(n) von welchen Personen übernommen werden und mit welchen Befugnissen diese Personen ausgestattet sind.
Anhand dieses Organigramms wird deutlich, wie dies in der Verwaltung aussehen kann:
Bei dem hier vorliegenden Organigramm handelt es sich um ein Ein-Linien-System, aus dem klare Unterstellungsverhältnisse hervorgehen. Das Ein-Linien-System ermöglicht eine klare Zuordnung von Aufgaben, Verantwortung sowie Kompetenzen. Informationen fließen “top-down” oder “bottom-up” über alle Hierarchieebenen, woraus sich gute Kontrollmöglichkeiten ergeben.
Eine Ablauforganisation beschreibt alle Arbeitsabläufe (Prozesse) innerhalb einer Organisation, also wann, wo und womit die einzelnen Arbeitsschritte erledigt werden müssen:
Ziele einer Organisation
Die Ziele einer Organisation unterscheiden sich in Sachziele (Was muss ich tun?) und Formalziele (Wie muss ich eine Aufgabe erfüllen?). Sachziele einer Abteilung sind die Aufgaben, welche ihr zugeordnet werden. In einer FiBu Abteilung könnten die Ziele lauten:
- Rechnungen prüfen
- Buchungen kontieren
- Jahresabschluss aufstellen
- Inventur durchführen
- …
Sachziele können neben angeordneten Aufgaben auch freiwillige Aufgaben sein.
Formalziele legen fest, wie eine Aufgabe zu erfüllen bzw. was bei der Aufgabenerfüllung zu beachten ist. Wenn eine Abteilung ihren Aufgaben (Sachziele) nachkommt, muss sie dabei mehreren Aspekten Rechnung tragen:
- Rechtmäßigkeit
- Mitarbeiterfreundlichkeit
- Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit
- Schnelligkeit und Terminverträglichkeit
Wie aus dem obigen Schema zur Ablauforganisation deutlich wird, benötigt es zur Fertigstellung eines Produktes (in der Personalabteilung z. B. die Ausstellung eines Arbeitszeugnisses) sowohl mehrere Arbeitsschritte, als auch Entscheidungen. Die Planung dieses Ablaufes bezeichnet man als Ablaufplanung. Nun zeigen wir wichtige Merkmale der Ablaufplanung am Beispiel der Ausstellung eines neuen Personalausweises in einer Stadtverwaltung:
- Planungsgegenstand (= Arbeitsabläufe; hier: 1. Erfassung der Personaldaten, 2. Feststellen der Augenfarbe und Körpergröße, 3. Übermittlung der Daten an das Innenministerium, 4. Übergabe des neuen Ausweises an den Bürger)
- Planungssubjekt (= Entscheidungsträger; hier: Sachbearbeiter)
- Planungsdaten (= Arbeitszeit; hier: verwendete Arbeitszeit des Sachbearbeiters auf die Erstellung des Ausweises)
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