Ob im Großraumbüro oder im Homeoffice – die Arbeitszeit will gut genutzt sein! Das Stichwort lautet Effizienz: Die geleistete Arbeit steht in einem idealen Verhältnis zum erreichten Ergebnis. Im Vergleich zur Effektivität fokussiert ihr euch also nicht nur auf das Ziel an sich. Wer effizient arbeitet, arbeitet wirtschaftlich, er spart Zeit und Geld. Mit diesen Tipps lässt sich der Arbeitsalltag effizienter gestalten.
Effizienz-Tipp 1: Aufräumen und Ordnung schaffen
Zunächst gilt es, Ordnung zu schaffen: Ist die sichtbare Unordnung auf dem Schreibtisch beseitigt, geht es auch im Kopf viel klarer zu. Dafür räumt ihr zunächst alles vom Schreibtisch, was ihr nicht zwingend benötigt – Telefon, Monitor, Tastatur und Maus können getrost draufbleiben. Aber sind wirklich alle Akten notwendig? Braucht ihr wirklich dieses Sammelsurium an Büromaterialien? Je weniger auf dem Schreibtisch liegt, desto besser. Alles Überflüssige verstaut ihr in einem Rollcontainer unter dem Schreibtisch oder in einem Regal dahinter. Getreu dem Motto: Aus den Augen aus dem Sinn. Auch bei eurer Software lohnt sich wahrscheinlich das Aufräumen. Statt mit vielen verschiedenen Programmen zu arbeiten, finden sich eventuell Anwendungen, die mehrere Funktionen gleichzeitig erfüllen.
Effizienz-Tipp 2: Zeitplan erstellen und Aufgaben priorisieren
Ordnung schafft auch ein Zeitplan. Manche sprechen lieber von einer To-do- oder Aufgaben-Liste. Wichtig ist jedoch, dass ihr einen Überblick habt, was alles ansteht und in welchem Zeitrahmen ihr die Aufgaben abarbeitet. Erfolgreiche Projektmanager wissen, dass Planung das A und O ist! In jedem Training oder Seminar für Projektmanagement lernen die Teilnehmer, dass der Zeitplan realistisch sein sollte und nicht übervoll, das führt nur unnötig zu Stress. Priorisiert eure Aufgaben, einige davon lassen sich bestimmt wegdelegieren. Denn auch wenn ihr am liebsten alles selbst erledigt – eurer Effizienz kommt das nicht zugute.
Wer alles nacheinander abarbeitet, behält den Überblick und verstrickt sich nicht in vergeblichen Multitasking-Versuchen. Ungeliebte Aufgaben besser zügig erledigen – das gibt ein gutes Gefühl und macht zudem den Kopf frei (siehe Effizienz-Tipp 1). Kleinere, gleichartige Aufgaben lassen sich am besten am Stück erledigen, etwa E-Mails beantworten oder Papierkram wegsortieren. Dafür einfach am Anfang oder Ende des Tages ein Zeitfenster einplanen. So bleibt mehr Zeit, sich länger auf eine Aufgabe zu konzentrieren.
Effizienz-Tipp 3: Konzentriertes Arbeiten erleichtern
Apropos Konzentration: Ablenkungen und Zeitfresser sollten ausgeschaltet werden – manchmal im wahrsten Sinne. Auf dem Smartphone noch schnell WhatsApp checken und im Browser mal kurz bei Facebook vorbeischauen – das hat nichts mit effizientem Arbeiten zu tun! Aber auch das Telefon und der Posteingang können euren Arbeitsfluss behindern. Wer sich dauerhaft von eingehenden Anrufen und E-Mails gestört fühlt, richtet sich spezielle Zeiten für die Erreichbarkeit und das Antworten ein – und geht mit Konzentration an die Arbeit. Vorausgesetzt, der Kollege am Nebentisch hält ebenfalls Ruhezeiten ein und Meetings nehmen im Arbeitsalltag nicht überhand. Übrigens: Morgenmuffel unter euch sollten sich nicht zwingen, früh an die Arbeit zu gehen, wenn sie sich abends ohnehin viel produktiver fühlen und umgekehrt. Am besten passt man die Arbeitszeiten dem eigenen Biorhythmus an.
Effizienz-Tipp 4: Pausen einhalten und Ausgleiche schaffen
Doch trotz aller Arbeit sollte nicht die ganze Zeit des Tages dafür draufgehen: Wichtig ist auch, Pausen einzuplanen, sich Zeit für sich zu nehmen und die Freizeit sinnvoll zu nutzen. Anstatt das Mittagessen vor dem Computer herunterzuschlingen, lohnt sich ein Besuch im nahegelegenen Restaurant oder Bistro: Ihr bewegt euch an der frischen Luft und bekommt für kleines Geld ein schmackhaftes Essen. Fettige Pommes vom Imbiss oder aus der Kantine machen nur müde! Habt ihr euch selbst etwas Leckeres mitgebracht, esst ihr gemeinsam mit den Kollegen im Pausenraum oder im Sommer auf der Parkbank.
Wenn die Konzentration am Nachmittag noch einmal nachlässt, wirkt ein kurzer Spaziergang um den Block wahre Wunder. In stressigen Situation helfen fünf ruhige Minuten mit einer Tasse Tee. Für den Feierabend regelmäßig Sporteinheiten und Treffen mit Freunden (nicht den Arbeitskollegen) einplanen. Hauptsache, ihr kommt auf andere Gedanken und geht nach der Pause oder am nächsten Morgen mit frischem Kopf wieder an die Arbeit.
