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Durch eine klare Definition von Aufgaben und Arbeitsprozessen werden Mitarbeiter dazu befähigt, die ihnen übertragenen Aufgaben erwartungsgemäß zu erfüllen. Hier beschreiben wir, wie Führungskräfte durch geordnete Arbeitsprozesse ihre Mitarbeiter unterstützen. Die Steuerung von Arbeitsprozessen ist eine wesentliche Führungskompetenz, welche im Rahmen unserer Potenzialanalyse gemessen wird.Arbeitsprozesse steuern als wichtige Führungskompetenz
Die Definition, Kontrolle und Korrektur von Arbeitsprozessen ist die Fähigkeit, Mitarbeitern Anleitung und Unterstützung für die Durchführung von Aufgaben anzubieten. Hierzu müssen Aufgaben klar definiert, kontrolliert und gegebenenfalls korrigiert werden. Um optimale Arbeitsprozesse zu erreichen, müssen diese zunächst beschrieben werden:
Arbeitsprozesse identifizieren
Bei sich selbst aber auch im Team ist häufig eine enorme Effizienzsteigerung möglich, indem Arbeitsprozesse optimiert werden. Doch bevor das das gelingt, müssen zunächst die vorherrschenden Arbeitsabläufe identifiziert werden.
Arbeitsprozesse analysieren und beschreiben
Bei der Beschreibung von Arbeitsprozessen geht es vorrangig um Dokumentation von routinemäßigen Tätigkeiten. In jedem Projekt gibt es Tätigkeiten, welche auf die gleiche Art und Weise wiederholt durchgeführt werden (z.B. Durcharbeiten von E-Mails, Teammeetings). Nur bei sich wiederholenden Tätigkeiten gibt es ein Optimierungspotenzial. Im Gegensatz dazu macht es keinen Sinn einen Arbeitsprozess zu beschreiben, welche in dieser Form nur einmal durchgeführt wird (z.B. Erstellen einer speziellen Grafik). Gut geeignet für die Beschreibung von einfachen Prozessen ist eine Tabelle, mit eigenen Spalten für den aktuellen Vorgang, die Häufigkeit und Dauer des Vorgangs. Bei komplexen Arbeitsprozessen ist die Modellierung von Geschäftsprozessen anhand von gängigen Tools sinnvoll.
Arbeitsprozesse strukturieren und optimieren
Nachdem die bestehenden Arbeitsprozesse dokumentiert wurden, ist der nächste Schritt diese zu strukturieren. Dabei wird auf die aktuelle Reihenfolge und die einzelnen Tätigkeitsschritte ein kritischer Blick geworfen. Manche Tätigkeiten werden auf reiner Gewohnheit gemacht (z.B. >10 mal Checken des E-Mail-Postfachs). Hier gilt es diese Prozesse zu hinterfragen und beispielsweise die Häufigkeit zu reduzieren (1x morgens und 1x abends E-Mails abrufen). Danach ist zu bewerten, welches Einsparpotenzial bei diesem Arbeitsprozess möglich ist. Sinnvolle Felder für die Tabelle sind: Einsparung in Minuten am Tag, Häufigkeit im Jahr, Einsparung pro Jahr.
Arbeitsprozesse an Mitarbeiter kommunizieren
Nachdem bestehende Arbeitsprozesse optimiert und dokumentiert worden sind, müssen diese an die Mitarbeiter kommuniziert werden. Schließlich sollte sich die Einsparmöglichkeit möglichst breit durchschlagen. Eine echte Arbeitserleichterung für den Mitarbeiter wird es aber erst, wenn der Vorgang möglichst genau, beispielsweise anhand einer Checkliste beschrieben ist und abgearbeitet werden kann. So wird kein Arbeitsschritt vergessen und die Arbeit fällt einem deutlich einfacher.
